Primeros pasos con DOLIBARR

primeros pasos con dolibarr

cliente (Geralt,  pixabay.com)

¿Te da pereza comenzar a utilizar un nuevo software para llevar el control de tus prospectos (posibles clientes), tus facturas o tus impuestos?

Como la mayoría de nosotros, habrás empezado con EXCEL para llevar el control de tu actividad comercial, probablemente ayudado por una libreta. Igual se puede decir para la facturación.

Es normal, porque es lo más sencillo. Yo me bajé en su día una factura tipo en EXCEL de infoautónomos y la estuve utilizando durante unos meses. Si como autónomo no conoces esta página, ya estás tardando en hacer clic en el enlace.

Para dar un aspecto profesional a tus facturas y fundamentalmente para controlar tu actividad comercial es interesante el uso de software específico como DOLIBARR, del que voy a hablar en este artículo.

Tiene muchas funcionalidades pero como sé que cuando tienes que utilizar un software quieres hacerlo lo más rápido posible, iré al grano a partir de una situación muy habitual.

Una situación común

imagínate que se te presenta una situación similar a esta:

En una reunión (2/02/2016) has contactado con Juanito Pérez de EMPRESA SL y le has convencido de que necesita a alguien como tú para ayudarle a gestionar el consumo energético de su empresa porque de un vistazo has descubierto que el consumo de su fábrica es demasiado elevado con el de otras fábricas del sector. Le preparas una oferta que le envías por email. Días después te solicita que vayas a verlo (9/2/16) y te acepta la oferta si le haces un descuento que después de negociar se queda en un 8%. Haces el trabajo y emites la correspondiente factura.

Veremos cómo se puede utilizar Dolibarr para tener controlado todo el proceso de venta.

Usando Dolibarr

Voy a suponer que ya tienes instalado Dolibarr en un servidor o bien en tu ordenador (como es mi caso). Al arrancar el programa se obtiene la siguiente pantalla en la que vemos todo lo necesario para realizar la tarea propuesta.

primeros pasos con dolibarr

Primeros pasos con Dolibarr

El orden para realizar la tarea propuesta debe ser el siguiente:

  1. Crear tercero (Empresa SL).
  2. Añadir contacto asociado al tercero (empresa)
  3. Marcar en la agenda la primera reunión y notas
  4. Crear nueva oferta y enviarla
  5. Nueva reunión en la agenda
  6. Modificar la oferta, marcar como cerrada
  7. Crear factura

1. Crear tercero

Para trabajar con DOLIBARR, como con cualquier software con módulos de CRM, lo primero que hay que hacer es introducir los datos de los prospectos, tanto empresas como contactos.

Siempre es conveniente la introducción de la mayor cantidad de datos posible, eso nos facilitará la tarea de realizar ofertas y de emitir facturas (evitaremos el estar buscando o verificando datos).

Hacemos clic en “Tercero”. Después, “Nuevo tercero”.

CREAR TERCERO

Crear tercero

Los datos que se han indicado son ficticios. El programa verifica si es correcto el CIF/NIF indicado. En la parte de abajo de la pantalla que no se muestra está el botón de “Crear tercero”.

Con esta operación, la empresa “Empresa SL” ya está en nuestra base de datos.

2. Añadir contacto

Añadimos contacto. Con el paso anterior conseguimos que la empresa aparezca en el desplegable de Dolibarr cuando damos de alta un nuevo contacto, en este caso Juanito Pérez.

anadir_contacto

Añadir contacto

3. Marcamos en la agenda la primera reunión

Hacemos clic en el botón “Agenda” (ver la primera figura), aparece un calendario cuyo mes podemos seleccionar, marcamos el día, indicamos la duración y hacemos clic en añadir. En el recuadro de arriba a la izquierda vemos como va a quedar la reunión, visible siempre que hagamos clic en “Agenda” (si la reunión  pertenece al mes en curso).

Reunion en agenda

Marcar reunión en agenda

Posteriormente, si vamos al calendario, al seleccionar el contacto o la empresa podremos analizar lo que hicimos un día determinado.

También se puede acceder a la agenda a través de una empresa, lo que permite observar todas las actuaciones que se han hecho relacionadas con ese cliente.

Se puede entender la enorme utilidad de tener el acceso a todos los datos relacionados con un cliente cuando ha habido muchos contactos, ofertas, reuniones, etc.

4. Crear una nueva oferta y enviarla

Nuestro posible cliente nos ha pedido una oferta: acudimos al correspondiente botón del área de herramientas de Dolibarr (hacer clic en “Comercial”) para generar un borrador:

crear_oferta1

Creación de una oferta-1

Dolibarr va asignando números de ofertas correlativas cuando se validan.

crear_oferta2

Creación de una oferta-2

La inclusión de coste en la oferta (el cliente como es lógico no lo ve) permite obtener el margen comercial global de tus ofertas.

crear_oferta3

Creación de una oferta-3

Al dar “añadir” a cada línea de la oferta, se incluye en el documento final con los precios, el IVA correspondiente y las retenciones si proceden (habituales en servicios de profesionales autónomos).

Al validar la oferta:

crear_oferta5

Creación de una oferta-4

La oferta en borrador queda (en la definitiva, la referencia sería PR1601-0003):

crear_oferta4

Creación de una oferta-5

Se puede observar un formato bastante profesional de la oferta. La factura es similar.

Finalmente, con el botón de enviar por email se puede enviar directamente desde Dolibarr la oferta generada.

Toda la documentación queda registrada en la base de datos del programa (en mi caso, en el disco duro; en un servidor estaría permanentemente disponible con el único requerimiento de tener una conexión a INTERNET y las claves de acceso que se definen al instalar el programa).

5. Nueva reunión en la agenda. Igual al punto 3

En la agenda tendríamos algo similar a esto (incluimos la reunión del 9/2/2016):

segunda_reunion

Segunda reunión en agenda

6. Modificar oferta. Marcar como cerrada

Hemos negociado y mediante un descuento del 8% nos hemos llevado la oferta.

modificar oferta

Modificación de la oferta

Después de hacerlo tengo que volver a pulsar validar.

En la pestaña Comercial busco la oferta que había validado con los cambios, hago clic en ella y la cierro como firmada:

cerrar oferta

Cierre de la oferta

7. Crear factura

Nada más cerrar la oferta, se activa el botón “crear factura o abono” que genera automáticamente el borrador de la factura.

Una vez validada, el sistema da un número a la factura, que queda registrada. Todos los valores de importe, IVA, retenciones permiten el cálculo trimestral de impuestos.

Aunque el programa hace los cálculos, es conveniente tener un asesor para la gestión de tus impuestos.

creación de factura

Crear factura a partir de la oferta aceptada

Finalmente se puede proceder a enviar la factura por correo electrónico.

Notas finales

Este artículo describe algunas de las utilidades del software de distribución libre Dolibarr. Cuenta con numerosas funcionalidades ampliables mediante módulos (algunos de pago) e incluso es programable si tienes la habilidad para ello.

La ventaja de facturar con Dolibarr es que no tienes que pensar en asignar números de facturas, lo hace de forma correlativa y te evita el método casi manual de hacerlo con EXCEL. Además es más profesional que una hoja de EXCEL.

El segundo uso preferente que doy a Dolibarr, para mi muy importante, es el de gestión de prospectos, control de reuniones, jornadas, documentos, contactos, etc. Las herramientas que se encargan de hacer estas cosas se denominan de forma genérica CRM (customer relationship management).

Un CRM te permite el hacer un seguimiento de tu labor comercial (clientes, posibles clientes/prospectos, proveedores, ofertas, etcétera).

El ejemplo planteado puede dejarte la impresión de que has estado introduciendo datos sin ton ni son, sin embargo todo lo que has hecho está relacionado con un cliente y está guardado de forma ordenada.

Si haces clic en “Terceros”, seleccionas EMPRESA SL y vas a la pestaña “Agenda” tienes a mano toda la documentación generada, solo hay que hacer clic para recuperarla:

resumen_actividad

Resumen de la actividad cliente EMPRESA S.L.

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